İçeriğe geçin

Otellerde talep, teyit ve misafir iletişimi

Misafirin rezervasyonda yazdığı geç giriş notu bir e-postada kalır; resepsiyondaki ekranda görünmez. Otelde iş, misafir gelmeden önce bir talep, bir teyit ve birkaç değişiklik olarak başlar. Krafera bu akışın otelinizde hangi araçlardan ve kimlerin elinden geçtiğini, işi yapan ekibinizle inceler.

Talepten teyide genel örnek akış

Genel bir örnekte konaklama talebi misafirden doğrudan ya da bir seyahat acentesinden gelir. Acenteyle çalışmada talep yazılı yapılır ve otel kabulünü yazılı bildirir; grup hizmetleri tek bir rezervasyon belgesiyle istenir ve birlikte teyit edilir. Talep rezervasyon kaydına girdikten sonra da iş sürer: değişiklik, iptal ve opsiyon tarihleri ayrıca izlenir. Krafera, bu akışın otelinizdeki karşılığını keşifte rezervasyon ekibinizle birlikte çıkarır.

Gözden kaçabilen yerler

  • Opsiyonu dolan bir rezervasyonun odası, onu serbest bırakacak kişi belli olmadığı için satışa kapalı kalabilir.
  • Teklif gönderilen bir grup talebinin dönüşü sorulmazsa, talep başka bir otelde sonuçlanabilir.
  • Konaklama sonrası bilgilendirme ile kampanya iletisi aynı listeden gönderilirse, onay vermemiş bir misafire tanıtım iletisi gidebilir.

İlgili hizmet alanları

  • Talep, teklif ve müşteri takibi

    Grup ve etkinlik talepleri, teklif ve dönüş takibiyle birlikte sahibi belli bir kayda alınabilir; teklifin hangi aşamada beklediği bu kayıtta görülebilir.

  • Randevu, rezervasyon ve hatırlatma

    Opsiyon ve teyit tarihleri, rezervasyon değişiklikleri ve girişten önceki bilgilendirme hatırlatmalara bağlanabilir.

  • E-posta, yazışma ve belge işleri

    Teyit e-postaları, acenteyle yazışmalar ve oda listeleri belge işlerinin konusudur; tekrar eden yazışmaların taslağı hazırlanabilir, son kontrol ekibinizde kalır.

Misafir verisi ve ileti izni

Misafirin adı, iletişim bilgisi ve konaklama ayrıntıları, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'ndaki tanıma göre kişisel veridir. Misafire gönderilen kampanya ya da indirim duyurusu gibi ticari elektronik iletiler, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun'un 6. maddesine göre alıcının önceden onayıyla gönderilebilir; ayrıntılar Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'tedir. Krafera keşifte, rezervasyonla ilgili bilgilendirmenin tanıtım iletisinden ayrı tutulup tutulmadığına da bakar.

Bu not genel bilgi içindir; hukuki görüş değildir.

Örnek senaryo: grup ve etkinlik talepleri farklı kanallardan gelip farklı kişilere düşer; biri arada kalır. Düzen kurulduktan sonra talepler tek bir talep kaydında sıraya girer ve bir sorumluya ulaşır.

Otel senaryosunun tamamı

Başlamadan önce

Kullandığınız rezervasyon programının değişmesi gerekir mi?
Değişmesi şart değil. Krafera önce bugünkü programın neleri yapabildiğine bakar; kimi zaman bir ayar ya da iki aracı birbirine bağlayan küçük bir adım yetebilir.
Acenteden gelen talepler de aynı kayda girebilir mi?
Acente, form, e-posta ve telefon talepleri aynı kayda bağlanabilir. Hangi kanalın nasıl bağlanacağını Krafera keşifte, kullandığınız araçların izin verdiği yollara göre sizinle belirler.
Krafera misafir bilgisini görür mü?
Krafera keşifte işin nasıl yürüdüğünü ekibinizle konuşarak çıkarır; bunun için misafir bilgisine erişim şart değildir. Kurulacak düzen misafir verisine dokunacaksa, erişimin kapsamını Krafera yazılı teklifte sizinle birlikte belirler.

Opsiyonu dolan odayı otelinizde bugün kim serbest bırakıyor ve zamanının geldiğini nereden öğreniyor?

Önceliğiniz için görüşme isteyin