İşin şekli sektöre göre değişir.
Talep, sipariş ve randevu her sektörde başka bir yoldan gelir ve başka bir yerde bekler. Aşağıdaki her bölüm, o sektörde işin aksayabildiği bir anı, ilgili hizmet alanlarını ve Krafera'nın keşifte neye baktığını anlatır. Liste örnektir; Krafera küçük ve orta ölçekli işletmelere odaklanır, sektörünüz burada yoksa da keşif aynı sorularla başlar.
E-ticaret
Toptan almak isteyen bir işletmenin e-postası, perakende soruların arasında yanıt bekler.
“Talep, teklif ve müşteri takibi”, böyle bir isteği bir sorumluyla kayda alır. Siparişten iadeye adımlar ve müşteriye giden yazışmalar da “Sipariş ve iş emri takibi” ile “E-posta, yazışma ve belge işleri” üzerinden aynı kayda bağlanabilir.
Krafera keşifte siparişlerin hangi kanallardan geldiğine, her kanalın stok ve kargo bilgisini nereden aldığına ve kurumsal taleplerin kimde toplandığına bakar.
Emlak ofisleri
Arayan alıcının ölçütleri bir not defterinde kalır; uygun daire portföye girdiğinde onu arayan olmaz.
Alıcı ve kiracı istekleri, ölçütleriyle birlikte “Talep, teklif ve müşteri takibi”nde kayda girer. Gösterim günü ve ardından yapılacak dönüş araması ise “Randevu, rezervasyon ve hatırlatma” ile takvime oturabilir.
Krafera'nın keşifteki ilk sorusu, talebin ofise hangi yollardan girdiğidir. Ardından talebin portföyle hangi ölçüte göre eşleştirildiğine ve hangi alıcının hangi danışmanda olduğunun nereye yazıldığına bakar.
İnşaat ve taahhüt
Şantiyenin malzeme talebi bir mesaj grubunda onay bekler; kimin onaylayacağı yazılı değildir.
Malzeme talebinin kimin onayında beklediği, “Ekip içi iş takibi, onay ve devir” ile yazılı hâle gelir. Hak ediş ve şantiye günlükleri “Yönetici panosu ve raporlama”da bir araya gelebilir.
Krafera keşifte bir talebin şantiyeden merkeze hangi ellerden geçtiğine, onayın kimde durduğuna ve günlük raporun nerede toplandığına bakar.
Klinikler
Randevusunu değiştirmek isteyen hastanın mesajı bir telefonda kalır; takvimde eski saat dolu görünmeye devam eder.
Değişiklik takvime işlenene kadar hastanın mesajının kimde olduğu ortak bir kayıtta görünebilir. Takvim tarafı “Randevu, rezervasyon ve hatırlatma”nın işidir; telefondan, mesajla ya da formla gelen sorular “Talep, teklif ve müşteri takibi” ile kayda girer.
Krafera keşifte önce hangi bilginin hangi kanaldan geçtiğine ve kimin görebildiğine bakar; işin gerektirdiği en az bilgiyle çalışan bir düzen arar.
Sağlık verisinin sınırı
Kişilerin sağlığına ilişkin veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir; işlenmeleri kanunda sayılan hâllerle sınırlıdır ve Kurul'un belirlediği yeterli önlemleri gerektirir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Rehberi, randevu alınan klinik ya da birim bilgisini de sağlık verisine örnek gösterir. Bu yüzden Krafera, kurulacak düzenin hangi veriye dokunacağını keşifte sizinle ayrıca konuşur. Bu not hukuki görüş değildir.
Lojistik ve nakliye
Teslim belgesi şoförün telefonunda bir fotoğraf olarak kalır; belge ofise ulaşana kadar fatura da bekler.
Teslim belgesi, fotoğraftan kayda “E-posta, yazışma ve belge işleri” ile geçebilir; sevkiyatın durumu ise yük yoldayken de “Sipariş ve iş emri takibi”nde güncel durabilir.
Yük yoldayken müşteriye durumu kim, hangi bilgiyle haber veriyor? Krafera keşfe bu soruyla ve belgenin araçtan ofise izlediği yolla başlar.
Mali müşavirlik büroları
Mükellefin eksik faturası, beyan döneminin son gününe kadar bir e-posta zincirinde aranır.
Mükelleften belge isteyen ve hatırlatan yazışmalar “E-posta, yazışma ve belge işleri” ile bir düzene girebilir. Hangi mükellefin hangi aşamada olduğunu “Yönetici panosu ve raporlama” tek ekranda gösterebilir.
Keşif, büronun belgeyi mükelleften hangi kanaldan istediği ve eksik belgenin kimin listesinde durduğuyla başlar. Kullanılan muhasebe programı yerinde kalabilir; Krafera önce onun bugün neleri yapabildiğini inceler.
Oteller
Odanın hazır olduğu bilgisi ön büroya bir telefonla ulaşır; telefon gecikirse erken gelen misafir lobide bekler.
Kat hizmetleriyle ön büro arasındaki bu devir, “Ekip içi iş takibi, onay ve devir” ile kayıtta görünür olabilir. Grup ve etkinlik istekleri “Talep, teklif ve müşteri takibi”ne, acenteyle yazışmalar “E-posta, yazışma ve belge işleri”ne bağlanabilir.
Ön büro, kat hizmetleri ve rezervasyon ekibinizle birlikte Krafera, bir bilginin hangi kanaldan geldiğine, kimin hangi araçla ilettiğine ve değişikliklerin kayda nasıl işlendiğine bakar.
Teknik servis ve bakım
Parça bekleyen arıza kaydı servis defterinde açık görünür; müşteri durumu öğrenmek için yeniden arar.
Arıza kaydı ile beklenen parça “Sipariş ve iş emri takibi”nde aynı satırda durursa, müşteriye verilecek bilgi o aramadan önce hazır olabilir. Düzenli bakım günleri “Randevu, rezervasyon ve hatırlatma” ile takvime girer.
Keşifteki yol, arızanın kayda girdiği andan başlar, teknisyene devirden geçer ve müşteriye verilen son bilgide biter. Krafera bu yolu servis ekibinizle birlikte çıkarır.
Üretim atölyeleri
Onaylanan sipariş üretime bir kâğıtla iner; iş emrinin hangi tezgâhta beklediğini öğrenmek için biri atölyeye gidip bakar.
Kâğıdın yerini “Sipariş ve iş emri takibi”ndeki kayıt alabilir. Tezgâhlar arasındaki devir “Ekip içi iş takibi, onay ve devir” ile, günün durumu “Yönetici panosu ve raporlama” ile atölyeye gidilmeden görülebilir.
Teklifin siparişe, siparişin iş emrine dönüştüğü noktalar ve gecikmenin ilk fark edildiği yer keşfin konusudur. Krafera, ağır bir kurumsal sistemden önce mevcut düzende bir ayarın yetip yetmediğini değerlendirir.
Bölümlerden birinde kendi işinizi tanıdıysanız, görüşme isteğinizde o sektörü anmanız konuşmayı doğrudan o işe getirir.