E-posta, yazışma ve belge işleri
Ortak e-posta adresine gelen yazışmaları yalnız bir kişi takip ediyor; o kişi yokken sorular yanıtsız, belgeler işlenmeden birikiyor. Krafera gelen e-postanın ayrılmasını, yanıtların hazırlanmasını ve belgedeki bilginin aktarılmasını, ekipte birden fazla kişinin izleyebileceği biçimde düzenler.
Gelen kutusu ile kayıt arasındaki el emeği
Elle aktarılan tek bir yanlış tutar, fark edilene kadar raporlara ve yazışmalara taşınabilir. Böyle bir hata faturadaki, sipariş formundaki ya da başvuru belgesindeki bilgi elle başka bir programa geçirilirken, yani yazışmanın kayda dönüştüğü adımda doğabilir. Aynı el emeği başka biçimlerde de görülebilir: benzer sorulara tekrar tekrar baştan yazılan yanıtlar, o dili bilen birini bekleyen yabancı dildeki e-postalar.
Gelen kutusundan kayda giden yolda bakılan noktalar
- Hangi e-posta adreslerine ne tür yazışmaların geldiği ve bunları kimin okuduğu
- Tekrar eden soruların neler olduğu ve bunlara nasıl yanıt verildiği
- Hangi belgelerden hangi bilgilerin elle başka bir programa aktarıldığı
- Dışarı giden yanıtın kimin onayından geçtiği
- Yazılı teklifte ölçüt olabilecekler: elle aktarılan belge, ilk yanıta kadar geçen süre, düzeltilmeden onaylanan taslak payı ve bir kişiye yönlendirilen istisna payı
Yazışma ve belge akışının biçimi
E-posta programınızdaki birkaç kural ve ortak bir yanıt şablonu kütüphanesi, işin bir bölümünü tek başına karşılayabilir. Bunlar yetmezse Krafera bir üst basamağı önerir; belgeden aktarılan bilgi kayda girmeden önce kontrol edilir.
- E-posta programında kurallar, klasörler ve ortak yanıt şablonları
- Gelen e-postayı konusuna göre ayıran ve doğru kişiye yönlendiren akış; yanıt taslağı onaya gelir
- Faturadan ya da formdan bilgiyi ayıklayıp kontrol adımından geçiren aktarım; şüpheli durumlar bir kişinin baktığı istisna listesine düşer
Yazışma ve belgede olası teslimler
- Gelen e-postayı konusuna göre ayıran kurallar
- Ortak yanıt şablonu kütüphanesi, gerekirse başka dilde
- Onaya gelen yanıt taslakları
- Belgeden bilgi aktarımı ve kontrol adımı
- Şüpheli durumlar için istisna listesi
Onay, gizlilik ve kapsam sınırları
- Dışarı giden yanıt bir kişinin onayından geçer; akış kendi başına müşteriye yazmaz.
- Hangi yazışmanın kime gideceğine ve hangi şablonun kullanılacağına ekibiniz karar verir.
- Muhasebe kaydının ve faturanın yeri kullandığınız muhasebe programıdır; akış bilgiyi oraya kontrol edilmiş biçimde taşır.
- E-posta ya da muhasebe programı bağlantı vermiyorsa aktarım düzenli dışa ve içe aktarımla yürür.
- Yazışmalardaki kişisel veriler sizin hesaplarınızda işlenir; bunun dışında bir hizmet gerekirse Krafera onu kurulumdan önce yazılı teklifte adıyla gösterir. Denemeleri de örnek verilerle ya da kişiyi tanıtan bilgileri silinmiş verilerle yapar.
- Toplu tanıtım e-postası bu işin parçası değildir; böyle bir ihtiyaçta ticari ileti onayı ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kaydı konusu ayrıca ele alınır.